Posteingang: leer

Posteingang: leer

Wer kennt nicht dieses Gefühl? Mailprogramm auf — und es warten ungefähr drölfzig ungelesene bzw. noch nicht bearbeitete Emails.

Ich habe für mich ein System entwickelt, das sehr gut funktioniert. Mein Ziel bei diesem System ist es, den Posteingang immer leer zu halten.

Aber wie funktioniert das? (Die Option, einfach alle eingehenden Mails sofort zu löschen, zähle ich nicht…)

Überraschenderweise funktioniert das ganz einfach:

  1. Ich benutze nur noch ein einziges IMAP-Mailkonto, das sich dadurch auf allen Geräten (iMac, iPad, iPhone) immer synchron hält. Insofern muss ich mir selbst nie irgend etwas noch einmal zuschicken, damit es dann auf allen Geräten vorhanden ist.
  2. Innerhalb dieses Kontos verwende ich Ordner, in die alle Emails sofort nach dem Lesen ihrem Inhalt gemäß einsortiert werden. Als Beispiel müssen jetzt „Schule“ und „Familie“ herhalten: Alle arbeitsbezogenen Emails landen im Ordner „Schule“, ähnlich ergeht es allen innerfamiliären Emails, die dann im Ordner „Familie“ landen. Wenn ich also eine dieser Emails suche, dann sind sie schon weitgehend vorsortiert (ganz abgesehen davon, dass Spotlight — die Mac OS X-Suchfunktion — eigentlich alles Gesuchte sofort und zielsicher findet). Gleichzeitig leert sich dadurch aber auch der Posteingang.
  3. Emails, von denen ich weiß, dass ich sie sicher nicht mehr benötige (Werbung, Informationen für Veranstaltungen, die mich nicht interessieren etc.), werden sofort gelöscht. Wofür soll ich die auch aufheben? Wenn mir beispielsweise das Kreismedienzentrum mitteilt, dass am kommenden Montag dort wegen einer betriebsinternen Fortbildung geschlossen ist, ich da aber ohnehin nicht hätte hingehen können, weil mein Stundenplan es nicht erlaubt — wofür sollte ich diese Email aufheben? Also: Ab in den virtuellen Papierkorb!

Und schon sieht alles gleich viel übersichtlicher aus. Und es fühlt sich auch wesentlich besser an, denn bei einem Blick in einen „leeren“ Posteingang weiß ich, dass zumindest aus dieser Perspektive gerade nichts auf mich wartet, dessen ich mich gerade annehmen müsste.

Da mein Schreibtisch in regelmäßigen Abständen ein gewissen „Eigenleben in Schichten“ zu führen beginnt, habe ich mir ein ähnliches Konzept dafür zugelegt. Der wichtigste Schlüssel dazu war die Erkenntnis, warum mein Schreibtisch sich immer so schnell mit diversen Zetteln und anderem Krempel füllte: Ich hatte für die vielen Zettel, die man nur für ein paar Tage benötigt, danach aber wegwerfen kann, keinen eigenen Ort.

Alles, was ich über längere Zeit aufheben muss, hat (oder bekommt) einen eigenen Ort — im Fall der meisten Papiere ein Fach in einem Ordner. Das funktioniert gut, denn es verschwindet von meinem Tisch, ist aber sinnvoll verräumt.

Was aber macht man mit einem Erinnerungszettel für eine Lehrerkonferenz in drei Tagen, auf dessen Rückseite die Tagesordnung kopiert ist? Wegwerfen wäre nicht ratsam, denn dann säße ich ja planlos in der Veranstaltung. Für diesen Zweck habe ich jetzt einen eigenen Ordner auf dem Schreibtisch, in den alles eingeheftet wird, was (noch) nicht weg darf, aber auch (noch) nicht benötigt wird. In mehr oder weniger regelmäßigen Abständen sehe ich dann darin nach. Was noch benötigt wird, bleibt, was nicht, kommt weg.

Und der Effekt ist ein wesentlich ordentlicherer Schreibtisch als vorher — sehr entspannend!

 

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